Logiciel de gestion des réservations pour les gîtes et chambres d'hôtes

Logiciel de gestion des réservations pour les gîtes et chambres d'hôtes

Calendrier des réservations

Calendrier des réservations

Le point incontournable du suivi des réservations est le calendrier. C'est un calendrier interactif qui vous permet de visualiser les réservations passées, en cours et futures, ainsi que les disponibilités.

Ce calendrier existe en vision condensée ou en vision verticale pour un hébergement mais également en vision multi-hébergements pour obtenir une vue d'ensemble des disponibilités sur tous vos hébergements.

D'un simple survol de la souris, vous verrez les informations sur les réservations et des codes couleur vous montrent l'état d'avancement de chaque réservation.

Une fois vos tarifs saisis, il est très simple d'ajouter une nouvelle réservation : un clic sur la date de départ et des séjours avec tarifs vous sont proposés, permettant une discussion rapide avec un client au téléphone.

Après avoir saisi les coordonnées du client et le nombre de vacanciers, vous envoyez immédiatement un email récapitulatif de la proposition de séjour que le client validera en ligne.

Ce calendrier sera synchronisé automatiquement sur votre site Internet et vos clients pourront cliquer dessus et réserver en ligne leur séjour également.

Suivi des réservations

Le logiciel vous accompagne pour traiter efficacement chaque étape de la réservation (enregistrement, acompte, solde, arrivée, départ, facturation et clôture).

des outils efficaces vous accompagnent à chaque étape de la réservation
Des outils pour gérer chaque étape de la réservation
Enregistrement de la réservation par téléphone, en ligne ou via une plate-forme

Enregistrement de la réservation

L'enregistrement de la réservation permet de prendre en compte tous les éléments pour éditer le contrat de location : les informations sur le client, le gîte ou la chambre concernés, les dates du séjour, options et services additionnels.

La fiche client comporte les informations habituelles: genre, nom et prénom du client, l'adresse postale de son domicile, email, téléphones fixe et portable. On note également le nombre de personnes qui participeront au séjour (adultes, enfants et bébés), ce qui permet le calcul automatique de la taxe de séjour.

Cette fiche client permet de noter bien d'autres informations utiles, et vous pouvez créer des segmentations de clients repérées par une couleur, des infos complémentaires qui vous aideront à retrouver la fiche après quelques années d'exploitation, quand vous aurez plusieurs centaines d'anciens clients.

Nous avons également prévu des outils de validation des données du client, de recherche d'informations via les pages blanches, goole maps, etc ...

Options et services additionnels à la réservation

Options et Services

Si vous proposez des services additionnels, ils peuvent être pris en compte dès la réservation (kits linge, ménage, draps, ... ) ou être ajoutés en extra pendant le séjour.

Vous allez définir un montant d'acompte (par exemple 25%), pourrez ajouter des frais de dossier, une remise commerciale.

Dans le cas de réservations venant d'OTA (par exemple AirBnb, Booking, VRBO, ...) vous saisirez la commission sur vente, ce qui vous permettra d'avoir des statistiques et un récapitulatif en fin de saison.

C'est également lors de l'enregistrement de la réservation que vous définissez la date limite d'option de confirmation de la réservation par la réception de l'acompte et du contrat signé (papier ou électronique). Le copilote vous prévient automatiquement lorsque ces dates sont dépassées pour que vous puissiez faire des relances avec l'outil d'emails automatisés.

édition automatique du contrat de location saisonnière

Edition automatique du contrat de location

Une fois les données de réservation enregistrées, le logiciel permet d'éditer et envoyer automatiquement le contrat de location.

Le contrat est formé des conditions générales, des conditions particulières (dates, hébergement, client) et ainsi de la fiche descriptive du bien loué.

La plupart du temps, le logiciel vous permet d'envoyer automatiquement l'email avec le résumé de la réservation et le contrat à votre client. Il pourra alors accéder à son espace "réservation", un lien privé propre à chaque réservation où il trouvera toutes les informations sur sa réservation, l'état d'avancement et pourra payer l'acompte et le solde.

Quand les vacanciers demandent à ce qu'il y ait un contrat écrit signé, vous avez la possibilité d'envoyer un email dans lequel votre client trouvera toutes les instructions pour éditer les pièces, les signer et vous les envoyer par courrier avec le paiement de l'acompte ; vous avez toujours la possibilité d'imprimer le contrat et le courrier d'envoi lorsque cela est nécessaire.

Vous pourrez enregistrer le paiement de l'acompte, soit de façon simplifiée soit avec tous les détails dont vous avez besoin. Il est possible d'enregistrer plusieurs paiements complémentaires ou un paiement pour plusieurs réservations. Le logiciel s'adapte à toutes les situations.

Paiement du solde de la réservation

Le paiement du solde

Le système vous permet de choisir quand le client devra payer le solde. La plupart des propriétaires préfère recevoir le solde un mois avant l'arrivée afin d'avoir le temps de revendre le créneau en cas de désistement.

Vous pouvez ajuster ce délai selon vos habitudes et y déroger par réservation, par exemple en acceptant un paiement du solde à l'arrivée.

Le logiciel vous préviendra automatiquement dans la liste des tâches à réaliser lorsqu'il y a un retard de paiement du solde.

En cas de relance nécessaire, les outils proposent des e-mails types, que vous pourrez ajuster à votre convenance. ces e-mails sont personnalisés automatiquement avec les informations de la fiche client et de la réservation.

Vous pourrez enregistrer un ou plusieurs paiements pour le solde et passerez alors la réservation valide et payée et attendre l'arrivée de vos clients.

Il est possible de placer des post-its sur la résa lorsque vous savez que vous avez des actions à mener avant l'arrivée.

Gestion des arrivées et départs des clients

Gestion des arrivées et départs

Le logiciel vous permet d'éditer automatiquement une fiche arrivée/départ dans laquelle seront récapitulées les options et qui vous permettra de noter les éléments variables du séjour.

Par exemple si vous demandez une participation aux frais de chauffage ou l'eau consommée, vous pourrez effectuer les relevés de compteur et noter la consommation.

De la même façon, un client qui prendra des services complémentaires signera en fin de séjour la fiche départ avec tous ces éléments notés.

Lors de l'arrivée, en fonction de votre cas vous aurez peut-être à faire signer des documents complémentaires, par exemple nous proposons des attestations de bon usage d'une pisicine ou d'internet.

Dans les outils, il est possible de décrire un inventaire complet du gîte. Pour les arrivées et les départs, vous pourrez éditer une fiche support pour l'état des lieux qui fait référence à cet inventaire.

En quelques clics, vous pourrez donc préparer les documents d'arrivée et départ de vos clients. C'est un atout pour gérer la course entre les départs de clients et les arrivées des suivants.

Et pour des arrivées à distance, par exemple avec un code porte, le client pourra retrouver le code et des instructions dans son espace réservation.

Pour ceux qui ont beaucoup de gîtes, nous proposons un registre des départs et arrivées que vous pourrez éditer pour votre point d'accueil.

Facturation et clôture de la réservation

Facturation et clôture réservation

Une fois la réservation terminée, vous vérifiez que tous les éléments financiers sont en ordre et vous faites la facturation.

Le système de facturation est souple et complet, vous permet d'éditer des factures d'acompte et solde, ou en un seul clic établit la facture du séjour avec les extras.

Le logiciel permet de gérer plusieurs taux de TVA, des facturations multiples, les avoirs, l'acquittement, l'envoi par email, l'édition en PDF, et une facture aux normes avec une numérotation selon vos choix.

Un grand livre des factures est disponible, regroupant les informations sur les factures, le client et la réservation, outils très pratique pour le comptable.

Vous trouverez également des statistiques de suivi de votre saison: chiffre d'affaires, taux de remplissage, synthèse provenance clients, le récapitulatif des commissions, de la taxe de séjour.

Liste intelligente des réservations

La liste des réservations vous permet de retrouver vos réservations avec de nombreux critères, mais également de façon ingénieuse par thématique de travail :
- Les dernières réservations consultées ou enregistrées
- Les contrats à envoyer et acomptes en attente
- Les réservations dont le paiement du solde est dû ou proche
- Les retards de paiement
- Les prochaines arrivées et départs
- Les réservations à facturer et à clôturer
- Et bien d'autres modes de recherche encore

La plupart des informations clients et réservation sont affichées et une colonne avancement vous permettent de travailler avec agilité.

Liste des clients

Liste des clients

Vous ne serez pas en reste avec la liste des clients qui permet de rechercher par nom, prénom, société, téléphone email, ...

La encore, il ne s'agit pas de produire une simple liste alphabétique, mais de présenter les réservations en face de chaque client trouvé pour y accéder d'un clic, et de visualiser les informations complémentaires saisies.

La recherche nominative est puissante et capable de retrouver des noms avec des orthographes ou sonorités proches.

Cette liste de clients propose aussi des recherches type : prochaines arrivées, en cours de séjour, clients avec une réservation en cours, ceux sur lesquels vous avez posé un post-it.

Il est possible d'associer des mots clés, d'affecter une couleur ou de noter des précisions utiles dans la fiche client ou encore de noter plusieurs autres noms quand les vacanciers sont composés de plusieurs familles.

Vous basculez facilement entre la liste des clients et des réservations où les critères permettent également de retrouver des clients en fonction de leurs réservations passées, en cours et à venir.

Un outil de relation client complet

L'outil de relation client est très complet et bien pensé. Si l'on peut démarrer une réservation avec un minimum d'informations, l'outil permet d'enrichir et centraliser autour de la réservation toutes ces informations.

Ainsi, vous n'avez plus à garder en mémoire ou noter sur papier les actions à mener, l'historique des échanges, les point importants ou particuliers de chaque réservation, le logiciel centralise tout cela pour vous.

Connaissez vos clients pour les fidéliser

Au delà de la traditionnelle fiche client, notre CRM vous permet de noter les habitudes de vos clients, leurs préférences dans le logement, pour le petit déjeuner, les allergies connues.

Vous noterez et utiliserez également les informations pour leur donner ces petites attentions qui leur permettent de se sentir comme en famille, comme s'ils étaient dans leur résidence secondaire ou chez des amis. Cela passe par des petits riens qui font toute la différence : vous connaissez le nom du chien, savez que le petit dernier était en telle classe, que madame fait tel métier, etc ...

Nos outils vous aident à prendre et classer toutes ces notes et vous permet de faire une réelle différence dans la relation avec vos locataires, et vous en serez remerciés par une fidélité, de multiples réservations, un bouche à oreille appréciable.

Cartes de voeux, mailings au bon moment, propotions ciblées : nos outils et services sont disponibles pour appuyer cela.

L'outil permet d'automatiser tout cela. Essayez ! Suivez nos méthodes et augmentez vos taux de fidélisation de façon prodigieuse !

Historique des échanges

Le système de gestion des réservations vous permet de centraliser tous vos échanges avec les clients pour chaque réservation.

Vous avez sous la main l'historique des précédentes réservations et vous pouvez noter les échanges : mails envoyés et reçus, échanges téléphoniques, notes importantes, post-it qui vous permettra un rappel automatique des demandes particulières, de ce qu'il ne faut pas oublier de préparer.

Documents et emails personnalisés

Une bibliothèque standard d'emails et documents vous est fournie, permettant de traiter la plupart des situations.

Le logiciel vous permet de modifier ces emails standard pour les personnaliser à vos besoins et couleurs.

Vous pouvez également créer de nouveaux documents et e-mails qui seront automatiquement publipostées avec les infos clients, les informations de la réservation, de votre gîte et chambre d'hôte, du contrat et des informations propriétaires.

Le système d'envoi des emails vous permet également de savoir si vos clients l'ont bien reçu, ouvert, s'il ont cliqué sur les liens.

Statistiques

Le tableau de bord vous permet de voir votre saison en cours de façon résumée.

De nombreuses statistiques vous sont proposées pour améliorer votre rentabilité, comprendre qui sont vos clients, d'où ils viennent, quand ils réservent, quelles sont les périodes où vous devriez mieux performer, etc...

Quelques exemples ? CA par année, par gîte ou chambre d'hôtes, Carte interactive des densités de clients, taux d'occupation par mois, par saison, par hébergement, synthèse des réservations via les OTA, des commissions.

Ces statistiques vous permettent de mettre en place une publicité particulièrement ciblée pour économiser votre budget de promotion. Ainsi, par exemple, un tableau vous permet de savoir quand vos clients réservent le plus pour telle ou telle période, et un autre les régions à cibler.

Lorsque vous avez fait votre site Internet avec nous, vous disposez de statistiques d'audience de votre site.

Synchronisez vos calendriers

Gîte et Bien vous sert de calendrier central pour toutes vos réservations, qu'elles viennent des réservations en ligne sur votre site Internet ou des plate-formes de réservation avec lesquelles vous travaillez : Airbnb, Booking, Abritel, VRBO, Trip Advisor, etc ...

Gîte et Bien permet de synchroniser tous ces calendriers pour éviter les doubles réservation. Fini l'overbooking, vous gagnez en sérénité.

Restez cependant libres de définir les tarifs sur chaque OTA (online tourism agency - i.e agence de tourisme en ligne) pour optimiser vos revenus en fonction de chaque hébergement et des saisons.

Savoir adapter vos tarifs requiert de l'expérience. Simplement ajouter la commission à vos tarifs n'est pas la meilleure solution. En effet, soit vous devez hors-marché par rapport au produit que vous proposez, soit finalement si les clients acceptent ces prix avec commission, pourquoi ne pourriez-vous pas tout simplement mettre tout ou partie de cette commission dans votre poche ? Hum... nous avons quelques secrets de fabrication chez Gîte et Bien à ce sujet, mais jamais nous n'en parlerons en ligne, ça ne se partage qu'entre propriétaires membres de Gîte et Bien.

Synchronisez les calendriers des différents portails de réservation et plate-formes OTA grâce au channel manager
Un puissant moteur de réservation multi-hébergements devient votre assistant en ligne pour proposer les séjours

Moteur de réservation en ligne

Placez sur votre site internet le widget de réservation multi-hébergements: celui-ci proposera tous vos gîtes et chambres disponibles aux dates demandées, dans l'ordre de pertinence par rapport à la demande et le cas échéant, il proposera également des séjours aux dates proches parmi toutes vos disponibilités.

Ce widget complète parfaitement le widget calendrier des disponibilités que vous mettrez sur votre site Internet, sur la page de chacunes de vos chambres d'hôtes ou gîtes.

Le moteur de réservation en ligne comporte de nombreux paramètres pour qu'il puisse s'adapter aux différentes situations, faisant la différence entre un séjour proche ou lointain, proposant les moyens de paiement dans un ordre adapté, vérifiant que le gîte respecte les capacités demandées, calculera une date limite de réponse et paiement de l'acompte.

Après chaque réservation en ligne, votre client recevra automatiquement un email récapitulatif et pourra suivre et payer sa réservation en ligne comme vous le faites quand vous réservez un hôtel de chaîne.

De votre côté, vous recevrez pour chaque nouvelle réservation un email et un SMS d'alerte.

Paiement en ligne

Proposez les moyens de paiement qui vous conviennent: chèques bancaires, cartes bancaires avec intégration du paiement sécurisé en ligne, virements, chèques vacances papier ou électronique, et espèces.

Proposez tous les moyens de paiement: carte bancaire en ligne, chèques vacances papier et connect, virements et espèces
Statistiques de location saisonnières

Statistiques location saisonnière

Le tableau de bord vous présente l'avancement de votre saison.

Des statistiques de votre activité de location saisonnière vous permettent d'appréhender vos résultats, que ce soit au niveau du chiffre d'affaires, du remplissage, de chacun des gîtes.

Une carte présente les densités de CA ou clients ; vous l'utiliserez pour cibler votre publicité.

Ces statistiques sont complétées de nombreux exports vers Excel permettant de récupérer vos données pour les compiler selon vos souhaits:
- Liste des clients
- Liste des réservations
- Chiffre d'affaire
- Grand livre des factures
- Liste des paiements par réservation
- etc ...

Pourquoi les propriétaires font le choix de Gîte et Bien

1.

Les conseils en +

L'écoute, l'aide et le partage des bonnes pratiques sur le métier de la location saisonnière !

Un atout indispensable pour progresser et améliorer ma rentabilité.

2.

Le plus complet

La location saisonnière ne s'arrête pas à un planing et un joli site Internet.

Parmi tous les outils du marché, Gîte et Bien est la solution la plus complète.

3.

Evolutif

Les outils évoluent en permanence en fonction des besoins et de cette expérience.

Chaque nouveau propriétaire qui rejoint Gîte et Bien apporte son expérience ; c'est valorisant.

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