Outil de facturation de vos réservations pour la location courte durée

Système de facturation

Le logiciel Gîte et Bien intègre un système de facturation, souple, pratique et réellement complet.

Il vous permet d'éditer une ou plusieurs factures pour une même réservation ou une facture pour plusieurs réservations, d'émettre également des avoirs si vous avez fait une erreur de facturation où quand vous devez rembourser une partie des prestations.

Les factures restent modifiables tant qu'elles n'ont pas été validées et donc numérotées ; vous pouvez les éditer dans cet état pour envoyer des factures pro forma qui sont demandés par certaines entreprises en accompagnement d'un devis.

Comme le demande la réglementation, les factures éditées c'est-à-dire quand elles sont numérotées ne peuvent plus être modifiées. Si nécessaire, en quelques clics vous pourrez faire un avoir de la facture entière et rééditer une nouvelle facture avec cette fois les bons éléments.

Quand cela est nécessaire vous pouvez envoyer à vos clients la facture par e-mail automatiquement mais également l'imprimer en PDF et l'envoyer avec votre propre mail ou par la poste ; nous offrons également la possibilité d'envoyer des duplicata de facture.

Dans l’outil de gestion des réservations, vous disposez pour chaque réservation d’une synthèse de votre facturation ; vous savez ce qu'il reste à facturer et vous pouvez générer vos factures en quelques clics puisqu'elles reprennent les éléments de la réservation et des consommations que vous aurez enregistrées.

Mais vous pouvez également émettre une facture d’acompte, de solde, d’extra de séjour et même une facture vierge avec des éléments particuliers comme par exemple la réparation d’un matériel cassé.

Prise en compte des taux de TVA

Lorsque vous n'êtes pas assujetti à la TVA pour votre activité de location meublée de tourisme, les factures comportent la mention TVA non applicable – article 293 B du CGI comme l'exige la réglementation fiscale.

Lorsque vous êtes assujetti à la TVA le système utilise le taux intermédiaire de 10% par défaut et pour chacune des prestations de service comme le ménage fin de séjour par exemple ce sera le taux de 20% qui sera utilisé à moins que vous ayez défini un autre taux, par exemple le taux réduit de 5,5% pour des articles de première nécessité.

le logiciel calcule automatiquement la TVA et produit un tableau récapitulatif de TVA tel que recommandé par l'administration fiscale sur chaque facture.

lorsque vous saisirez lignes de divers sur la facture, ce sera à vous de définir le taux de TVA qui sera appliqué à partir du montant TTC que vous souhaitez facturer.

Respect des mentions obligatoires sur les factures

Les factures émises par le logiciel gîte et bien pouvoir réservation respecte les mentions obligatoires qui sont demandés par l'administration fiscale, à savoir:

• La date d'émission de la facture
• le numéro de la facture
• la date de vente ou de la prestation de service
• l'identité de l'acheteur
• l'identité du vendeur
• le numéro de réservation
• le cas échéant le numéro individuel d'identification à la TVA
• et pour le détail de chaque ligne la description du produit ou de la prestation le taux de TVA applicable, les éventuelles réductions et les sommes totales HT et TTC

Lorque vous avez un numéro de siret il sera indiqué au niveau de l'identité du vendeur et il en va de même avec votre numéro d’identification TVA.

Lorsque vous êtes affilié à un centre de gestion agréé, vous pourrez ajouter la phrase consacrée: membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté.

Envoi des factures en PDF par email ou impression

Les factures validées peuvent être envoyées par e-mail ou imprimées ou encore envoyées au format PDF.

Une fois validées les factures peuvent être envoyées automatiquement par e-mail pour être imprimées ou téléchargées en PDF par votre client ; vous pouvez également de votre côté faire une impression de la facture où éditer un Fichier PDF pour l'envoyer à votre comptable.

Si vous le souhaitez, vous pouvez faire une entête comportant le logo de votre entreprise ; En tant que membre abonné à Gîte et Bien, nous vous apportons de l'aide avec notre graphiste pour vous concocter une belle entête à vos couleurs, intégrant votre logo, qui servira sur les factures et sur tous vos documents commerciaux.

Il est également possible de choisir une charte graphique Gîtes de France ou clévacances mais n'oubliez jamais qu'il ne s'agit pas de la facture de l'OTA mais bien de la facture émise par votre entreprise. Nous avons ajouté cette fonctionnalité pour répondre aux exigences de certains comités d'entreprise qui réclament, à tort, des factures “Gîtes de France” alors que vous ne leur avez pas expressément donné un mandat de facturation.

Edition de factures acquittées

Lorsque votre client vous le demande, vous pouvez éditer une facture acquittée mentionnant les payeurs, les types de paiement et les montants correspondants.

Vous pouvez personnaliser cette liste de payeurs dans la configuration de chaque facture mais le système permet de récupérer aussi les informations automatiquement à partir de l’enregistrement des paiements que vous avez saisis.

Livre des factures avec les informations des réservations et des clients

Le logiciel Gîte et Bien Vous donne accès au grand livre des factures : c’est un tableau filtrable qui récapitule l'ensemble de vos factures sur l’année en cours ou sur toutes les années d'exercice et mentionne à chaque fois les éléments de réservation, les informations de votre client et tous les montants qui sont nécessaires pour aider votre comptable (HT, TTC, TVA).

Lorsque l'outil de votre comptable le permet, vous pourrez lui envoyer un export du journal des ventes qui lui permettra d’enregistrer automatiquement un brouillard et gagner ainsi un temps précieux pour établir votre comptabilité.

Vous pourrez par exemple utiliser ces tableaux pour préparer les déclarations de TVA et également fournir à votre comptable d'autres documents sur le suivi de vos réservations qui lui permettront de bien apprécier tous les éléments qui constituent votre chiffre d'affaires.

Respectez votre obligation de facturation

Il est malheureusement assez courant de constater que des propriétaires de gîtes et surtout de chambres d'hôtes ne respectent pas leurs obligations de facturation.

La réglementation, notamment l'arrêté 83-50/A pour les hôtels et chambres d'hôtes prévoit qu'il y ait une facture remise à chaque client à partir de 25€ ou dès le premier euro si le client en fait la demande. Cette facture doit mentionner les prestations et la TVA.

Mais même pour les gîtes et location de vacances nous ne saurions que vous conseiller d'établir une facture pour chacune de vos réservations ce qui facilitera grandement le travail de votre comptable et vous donnera une excellente base en cas de contrôle.

Notre système de numérotation incrémental des factures respecte les obligations et recommandations de l’administration fiscale. C’est là aussi un point important qui sera bénéfique en cas de contrôle ; mais le logiciel sait s’adapter si vous avez plusieurs systèmes de facturation pour que la numérotation soit conforme à vos besoins.

Nos outils vous proposent un suivi de la facturation c'est-à-dire de retrouver rapidement les réservations en attente d'être facturées où qui ne sont pas encore facturées complètement.

En se mettant au clair à la fin de chaque réservation et en faisant une clôture mensuelle de votre activité vous serez beaucoup plus sereins au moment de la clôture annuelle des comptes plutôt que d'aller rechercher des milliers d'informations dont vous ne vous souvenez plus.

Tous les propriétaires sérieux qui se sont mis à utiliser notre logiciel et notre système de facturation nous ont remercié de la qualité des outils et du temps gagné pour émettre les factures, les transmettre au comptable et le fournir aux clients ainsi qu’à voir le bilan financier, de facturation et de règlement de chaque réservation.

Organisé et efficace avec des outils bien pensés pour l'activité de location saisonnière

Comme de nombreux propriétaires sérieux qui cherchent un outil complet et efficace pour le suivi de vos réservations de gîtes et chambres d'hôtes, avec facturation, tva, taxe de séjour, suivi des encaissements, alors vous serez enchantés par les outils Gîte et Bien.

Tous nos outils ont été élaborés sur la base des recommandations de propriétaires membres de Gîte et Bien et améliorés au cours du temps à partir des idées de chacun pour qu’ils correspondent exactement aux besoins de gestion de l’activité des meublés de tourisme.

L'outil de facturation a été conçu dans ce sens: complet, pratique et personnalisé.