Réservation via PAP Vacances : contrat, acompte, paiement et calendrier

Une demande vient d'arriver dans votre messagerie PAP Vacances. À partir de là, la plateforme ne fait plus rien pour vous : pas d'encaissement, pas de caution, pas de taxe de séjour collectée, pas de blocage automatique de vos dates ailleurs. C'est à vous de transformer ce contact en réservation sécurisée.

La bonne nouvelle, c'est que vous vous retrouvez exactement dans la situation d'une réservation obtenue sur votre propre site. Les mêmes outils et les mêmes réflexes s'appliquent, et un propriétaire qui les maîtrise pour ses réservations directes n'a rien de nouveau à apprendre.

L'essentiel en 3 points

Un contrat et des CGV

Faites valider votre contrat de location avec CGV à votre locataire.

Un paiement qui rassure

PAP n'intervient pas, c'est à vous de proposer un moyen de paiement dans lequel le voyageur a confiance.

Mettez à jour vos calendriers

Dès l'acompte reçu, vous devez mettre à jour les dates réservées sur toutes vos plateformes.

Le parcours d'une réservation PAP, de la demande au départ

Voici les étapes dans l'ordre, avec ce qui se passe sur PAP Vacances et ce qui se passe chez vous.

PAP Vacances n'intervient réellement qu'aux deux premières étapes et à la toute dernière. Tout le reste se joue chez vous.

Répondre à la demande

La demande arrive par la messagerie de PAP Vacances, avec les dates choisies par le voyageur dans votre calendrier et un message. Vos coordonnées, e-mail et téléphone, ne sont pas affichées sur l'annonce : c'est donc à vous de décider à quel moment vous les communiquez. De la même façon, PAP ne vous transmet pas automatiquement les coordonnées du voyageur. C'est à lui et vous d'échanger via la plateforme PAP. Mais contrairement aux OTA comme Airbnb et Booking, vous pouvez communiquer vos coordonnées librement avec votre voyageur via la messagerie PAP Vacances puisque PAP Vacances ne craint absolument pas de ne pas obtenir la commission puisqu'il n'y a pas de commission.

Répondez vite. Le voyageur qui passe par PAP Vacances contacte souvent plusieurs propriétaires en même temps. Le premier qui répond clairement, avec un prix et une disponibilité confirmés, a toutes les chances de l'emporter.

Si vous répondez après plusieurs jours, à moins que votre bien ne soit unique, il sera déjà passé à autre chose et vous n'obtiendrez pas la réservation.

Proposez d'échanger par téléphone. C'est l'habitude de cette clientèle, et c'est pour vous le meilleur moyen de savoir à qui vous louez : composition de la famille, motif du séjour, heure d'arrivée, présence d'un animal. Deux minutes de conversation en disent plus qu'un long échange écrit, est plus convivial et offre généralement un meilleur taux de conversion.

Restez sur un canal traçable pour ce qui engage. Le prix, les dates et les conditions se confirment par écrit, dans la messagerie ou par e-mail, puis dans le contrat. Ce qui a été dit au téléphone doit se retrouver noir sur blanc.

Le contrat : celui de PAP Vacances ou le vôtre ?

PAP Vacances met à votre disposition un modèle de contrat de location saisonnière avec signature électronique. Pour un premier séjour ou un propriétaire qui débute, c'est une solution simple et gratuite, incluse dans le forfait.

Si vous louez aussi en direct ou sur d'autres canaux, il est plus cohérent d'utiliser partout le même contrat : le vôtre, avec votre fiche descriptive, vos conditions générales et vos conditions d'annulation. Un voyageur venu de PAP Vacances est traité exactement comme un voyageur venu de votre site, et vous n'avez qu'un seul jeu de documents à tenir à jour.

Dans les deux cas, une règle ne souffre pas d'exception : le contrat est signé, ou validé, avant tout versement. Sur son contenu, voir le contrat de location saisonnière.

Acompte, solde et moyens de paiement

Contrairement aux plateformes OTA comme Booking ou Airbnb qui gèrent le paiement de la réservation et vous font un virement généralement à la date de début du séjour, PAP se contente de mettre en relation le voyageur et le propriétaire.

C'est donc à vous de proposer les moyens de paiement. Votre voyageur a besoin d'être rassuré à ce sujet. Il ne vous connaît pas, sur les plateformes il a l'impression que c'est plus sécurisé. Même s'il a choisi ce mode de réservation, il a besoin d'être rassuré car il va verser de l'argent à quelqu'un qu'il ne connaît pas. Et la façon dont vous encaissez y contribue beaucoup. PAP Vacances se prémunit néanmoins contre les fausses annonces en demandant des informations d'identité via un canal sécurisé au propriétaire.

Le virement reste le plus courant. Il ne vous coûte rien, mais c'est aussi le moyen qui inquiète le plus un voyageur prudent : une fois le virement parti, il n'a aucun recours simple.

La carte bancaire rassure davantage, parce que le voyageur paie sur une page de paiement sécurisée et conserve les protections de sa banque. Pour vous, elle a un coût, les frais du prestataire de paiement, mais elle accélère souvent la décision. Voir intégrer le paiement en ligne à son site.

Les chèques-vacances sont un vrai argument. Airbnb, Booking et Abritel ne les acceptent pas, alors que rien ne vous empêche de les prendre sur une réservation PAP Vacances, à condition d'être conventionné auprès de l'ANCV. Pour une famille qui en dispose, c'est une raison de réserver chez vous plutôt qu'ailleurs. Voir payer en chèques-vacances.

Mis à part les règlements par carte bancaire, prenez le réflexe de prévenir et remercier votre voyageur de votre bonne réception de son paiement et de l'avancement de sa réservation. Ce simple geste de politesse est également ce qui rassure votre voyageur tout au long de son parcours de réservation directe. Soyez exigeants avec vous-mêmes à ce sujet si vous souhaitez être récompensé par un excellent avis client et le fidéliser pour qu'il revienne ou fasse du bouche-à-oreilles.

Acompte ou arrhes ? Le mot que vous employez dans le contrat change les règles en cas d'annulation, pour le voyageur comme pour vous. Voir arrhes, acompte et conditions d'annulation.

La caution se gère aussi directement : chèque, empreinte bancaire ou autre formule, chacune avec ses risques. Voir caution et dépôt de garantie pour un gîte.

Synchroniser le calendrier PAP avec votre site et vos plateformes

C'est le point qui provoque le plus de soucis chez les propriétaires présents sur plusieurs canaux. Une semaine réservée via PAP Vacances doit disparaître immédiatement de votre site, d'Airbnb, de Booking et de Gîtes de France, et inversement.

PAP Vacances accepte la synchronisation au format iCal. Concrètement, chaque calendrier dispose d'une adresse iCal, et vous reliez ces adresses entre elles pour que les dates occupées sur un canal se ferment sur les autres. La méthode la plus simple consiste à faire de votre planning le point central : chaque plateforme s'y synchronise, et votre planning redistribue vers toutes les autres.

Deux limites de l'iCal sont à connaître.

Il ne transmet que des dates. Ni le nom du voyageur, ni le montant, ni le nombre de personnes. Votre planning saura que la semaine est prise, pas par qui ni à quel prix. Ces informations, vous devez les saisir vous-même dans votre outil de gestion.

Il n'est pas instantané. Chaque plateforme relit les calendriers des autres à son rythme, généralement de l'ordre d'une heure, parfois davantage. Pendant ce délai, la même semaine peut encore être réservée ailleurs. Malgré tout, le risque est minime.

Sur le paramétrage, voir la synchronisation des calendriers.

Taxe de séjour et facture d'une réservation PAP

Sur Airbnb ou Booking, la taxe de séjour est collectée par la plateforme, parce qu'elle encaisse le paiement. Sur une réservation PAP Vacances, c'est à vous de la réclamer au voyageur et de la reverser à votre commune ou à votre intercommunalité, selon les modalités de votre territoire. Tenez à jour votre registre, en indiquant PAP Vacances comme canal d'origine : c'est ce qui vous permettra de distinguer, au moment de la déclaration, ce que vous devez reverser vous-même de ce que les plateformes ont déjà reversé pour vous.

Dans la configuration de l'annonce PAP, le modèle sur la taxe de séjour est minimaliste. Un montant multiplié par le nombre d'adultes. C'est Ok pour les gîtes classés mais PAP ne sait pas calculer le montant de la taxe pour les hébergements non classés. Il faudra donc que vous sachiez faire le calcul de votre côté ou utiliser un outil.

Même logique pour la facture : PAP Vacances n'en émet aucune, puisqu'il n'a rien encaissé. C'est vous qui l'établissez, comme pour une réservation directe. Sur les nouvelles obligations, voir la facturation électronique pour les gîtes et chambres d'hôtes.

Tableur ou logiciel : à partir de quand s'équiper ?

Pour deux ou trois séjours par an vendus via PAP Vacances, un tableur, un modèle de contrat et un relevé bancaire suffisent. Il faut simplement être rigoureux : noter chaque versement, bloquer les dates à la main, ne pas oublier la taxe de séjour.

Dès que vos réservations viennent de plusieurs canaux, cette rigueur devient un travail à part entière, et c'est là que les erreurs arrivent : une double réservation, un solde oublié, une taxe de séjour mal ventilée.

Un logiciel de gestion devient alors vite utile et prend le relais. Avec Gîte et Bien, une réservation PAP Vacances se saisit comme une réservation directe : le contrat part de la réservation et se valide en ligne, le voyageur règle l'acompte et le solde depuis son espace réservation, par carte ou par les moyens que vous acceptez, les chèques-vacances sont suivis jusqu'à leur remise à l'ANCV, et la taxe de séjour est calculée et ventilée par canal. Le planning se synchronise en iCal avec PAP Vacances et vos autres plateformes, et tout cela sans commission.

Sur la gestion de plusieurs canaux au même endroit, voir centraliser ses réservations.

Questions fréquentes

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Rédigé par des propriétaires de gîtes, membres de Gîte et Bien