La réservation

Calcul automatique de la taxe de séjour

La taxe de séjour pourra être calculée directement lors de la réservation en fonction du nombre de personnes, de leur tranche d'age et du paramétrage de taxe de séjour que vous aurez effectué.

Ceci vous évitera d'avoir à  la gérer au moment de l'arrivée de vos vacanciers et de la conserver à  part pour la donner en mairie à  la fin de saison.

Le système de calcul de taxe de séjour est très complet et s'adaptera à  toutes les situations: prix différents par tranches d'age, dates d'effet d'augmentation de la taxe, prise en compte du nombre de vacanciers.

Il est même possible d'avoir une taxe de séjour avec plusieurs niveaux de prix en cours de saison.

Il arrive qu'en cours de séjour, les clients vous informent qu'il y a plus de monde ; c'est rare car les clients ne pensent pas à  cette taxe de séjour.

Services complémentaires optionnels

Beaucoup de gîtes offres des services payants optionnels.

C'est le cas pour des frais de chauffage mais ce qu'on retrouve le plus souvent est la fourniture des draps, du linge de toilette et des torchons.

Souvent, une option de ménage de fin de séjour est proposée.

Mais cette liste n'est pas exhaustive, vous pourrez dans le logiciel créer vos propres services, définir le tarif au forfait, en fonction du nombre de jours ou de semaines, au compteur, etc...

Par exemple, vous pouvez proposer la location d'un ordinateur ou d'une tablette, faire de la pension pour les chevaux, imposer un surplus pour les animaux domestiques.

Ces services optionnels, si vous le souhaitez, pourront être ajoutés au montant de la réservation au lieu d'être payés à  part au début ou à  la fin du séjour ; le système de réservation en ligne permet la prise en compte ces éléments.

Les frais comptés comme le gaz, l'eau, l'électricité et le chauffage

Lorsque certains fluides sont facturés en plus de la réservation, vous pourrez le définir dans les services complémentaires.

Il est ainsi possible de faire payer l'eau au compteur et de définir le prix du m3. Sur la fiche arrivée, vous noterez le compte et ainsi en sortie vous calculerez à  partir du nouvel index la consommation pour la facturer. Le système permet d'enregistrer ces éléments pour établir une facture complémentaire que vous enregistrerez dans votre comptabilité ou votre caisse.

Appliquer des frais de dossier

Si vous le souhaitez, vous pouvez appliquer des frais de dossier à  chacune de vos réservations. Il suffit de l'indiquer dans le paramétrage et le montant correspondant est ajouté au montant du séjour.

Il est possible de définir des frais de dossier différents entre la réservation en ligne et la réservation par téléphone.

Bien entendu, ces frais de dossier restent optionnels. Vous pouvez les annuler sur la réservation en cours de préparation en ajoutant une remise du même montant.

Une calculette bien pratique pour proposer l'acompte

Une fois le montant total du séjour calculé, vous allez demander à  votre client de payer un acompte. C'est vous qui définissez le montant exigé d'acompte mais bien souvent il est de 25% du montant total de la réservation.

Lorque la réservation est proche de la date de début du séjour, vous allez probablement demander le paiement de l'intégralité du séjour au lieu de procéder par acompte/décompte.

Dans le logiciel, lorsque vous prenez la réservation par téléphone, en un clic vous aurez le montant de cet accompte.

Mais une astucieuse calculette vous est proposée quand votre client souhaite payer pour partie avec des chèques vacances. Vous entrez les montants unitaires des chèques, le nombre disponible et le système vous calcule sa meilleure proposition. Vous verrez quand au téléphone votre client vous dira que vous êtes une bête en math !

Définir la date limite de signature et paiement de l'acompte.

Au niveau de la réservation, le logiciel vous permet de définir une date limite (deadline) de signature du contrat de location et de paiement de l'acompte.

Pour vous faciliter la tâche, le logiciel vous propose automatiquement des dates en fonction du jour de réservation mais vous avez également tout loisir de mettre la date qui vous convient.

Lorsque vous prendrez la réservation en ligne, vous verrez qu'il n'y a rien de plus simple que de suivre les différentes sections proposées par le logiciel pour ne rien oublier et poser les bonnes questions au fur et à  mesure à  votre client.

Dans le tableau de bord des alertes et dans la visualisation résumée des réservations, les deadline dépassées apparaissent en rouge pour ne rien manquer et éviter d'avoir des impayés.

Possibilité de remises commerciales

Vous avez la possibilité lors de la prise de réservation par téléphone de proposer une remise commerciale à  votre client. Ceci permet de ne pas retoucher les tarifs mais de faire un prix selon la négociation qui a pu s'engager.

Nous nous en servons quelquefois pour annuler les frais de dossier si le client tique à  ce sujet ou pour un engagement tarifaire oral de longue date alors que vous avez entre temps augmenté vos tarifs.