Les outils de gestion pour suivre l’encaissement les paiements de votre activité de location saisonnière

Gérer l’encaissement des paiements des réservations

Que vous ayez des réservations proches ou lointaines peu ou beaucoup de réservations vous souhaitez suivre les paiements des acomptes des soldes et des extras consommés pendant le séjour.

Le logiciel Gîte et Bien propose deux méthodes de suivi des encaissements.

La première méthode est une méthode rapide qui permet de donner la date, le montant et le moyen de paiement utilisé.

La deuxième méthode permet de détailler chaque paiement et même d'avoir plusieurs paiements pour un même acompte, solde ou pour les extras consommés pendant le séjour.

Un suivi détaillé de chaque encaissement

Pour chacun des paiements vous pourrez noter précisément la date de réception, la date de mise en banque, l'état d'avancement et également des notes comme le numéro de chèque le tireur et dans le cas des chèques vacances vous pourrez saisir la commission prise par l'ANCV.

Il est possible de mixer les 2 méthodes de saisie (rapide ou détaillée) au sein d'une même réservation.

Les moyens de paiement pris en compte:

• chèques bancaires
• chèques vacances papier et chèques vacances connect
• virements bancaires
• espèces
• paiement en ligne par carte bancaire
• vouchers et bons cadeau

Balance des paiements sur chaque réservation

Au niveau de chaque réservation un tableau récapitulatif des paiements permet de savoir où vous en êtes du paiement de l'acompte du solde et des extras.

Dans l'écran des statistiques sur les réservations vous trouverez un tableau et un graphique mesurant l'avancement de votre trésorerie sur l'année avec les réservations payées et celles qui restent à payer.

Pour chaque paiement saisi de façon détaillée vous pourrez suivre le processus de mise en banque.

Il arrive qu'un chèque se perde ou que vous souhaitiez le mettre de côté sans encore l’encaisser en accord avec votre client pour un acompte d’une réservation lointaine.

Affecter avec précision les paiements

Il arrive qu'il y ait plusieurs paiements pour une même réservation quand les invités partagent le montant du séjour, que ce soit en famille ou entre amis...

Vous pouvez dans ce cas affecter plusieurs chèques bancaires à un même paiement de l'acompte ou du solde, en notant si besoin le nom des tireurs, la banque, les numéros de chèque et vos notes personnelles que vous serez contents de retrouver ultérieurement pour vous souvenir du contexte.

Il est également possible d'enregistrer un paiement pour plusieurs réservations et également de répartir l'imputation de ce paiement entre l'acompte et le solde.

Il arrive également que vous échangiez un chèque d'acompte contre des chèques vacances au moment de l'arrivée quand le vacancier n'avait pas encore reçu ses chèques vacances.

L'outil vous permet de noter tous ces éléments : le chèque restitué, les chèques vacances reçus et vous aurez toujours balance des paiements de votre réservation.

Vous avez la capacité de noter quand vous avez envoyé vos chèques vacances à l'ANCV pour suivre leur compensation par l’ANCV puis de noter la commission afin qu'une fois la saison passée vous puissiez comptabiliser l'ensemble des commissions ANCV.

Livre des encaissements, recherche rapide de réservation par paiement

Notre la liste “intelligente” des réservations vous permet de repérer rapidement celles qui sont en attente d'un virement bancaire afin qu'à la lecture de vos comptes vous puissiez facilement rapprocher les informations entre les virements effectués et ceux attendus.

Un tableau de recherche dynamique de l'ensemble des encaissements est également disponible il vous permet de filtrer par réservation par client et sur plein d'autres critères tous les montants encaissés sur vos réservations.

Et vous pouvez bien évidemment exporter vers Excel ce tableau des paiements.

Le système de facturation vous permet de rapprocher les paiements avec les factures liées à la réservation et de gérer l'acquittement des factures correspondantes.

Des outils adaptés pour les propriétaires de gîtes et chambres d’hôtes

Comme de nombreux propriétaires sérieux qui cherchent un outil complet et efficace pour le suivi de vos réservations de locations saisonnières, avec facturation, tva, taxe de séjour, suivi des encaissements, alors vous serez enchantés par les outils Gîte et Bien.

Tous nos outils ont été élaborés sur la base des recommandations de propriétaires membres de Gîte et Bien et améliorés au cours du temps à partir des idées de chacun pour qu’ils correspondent exactement aux besoins de gestion de l’activité des meublés de tourisme.