documents et e-mails automatiques personnalisables

Le système de réservation envoit automatiquement des e-mails à vos clients

Envoi automatique d’e-mails

Lorsque que vos clients réservent en ligne sur votre site avec le moteur de réservation Gîte et Bien, ils recevront automatiquement après validation un e-mail récapitulatif du séjour contenant un lien vers un espace personnel où ils pourront suivre l’avancement de leur réservation, obtenir le contrat de location, les cgv, la fiche descriptive et les informations pour payer leur acompte et solde.

C’est également le cas quand ils paient en ligne l’acompte ou le solde, une confirmation par email leur est envoyée.

Mais il y a beaucoup d’autres occasions où vous aurez à envoyer des e-mails à vos clients.

C’est le cas par exemple lorsque vous prenez la réservation par téléphone et que vous envoyez en quelques clics la confirmation, également si vous devez faire une relance pour le paiement du solde, l’envoi de la facture, etc …

Pour vous faire gagner du temps, l’outil envoie automatiquement certains emails et vous permet de constituer une bibliothèque d’emails personnalisés prêts à l’emploi pour vos besoins.

S’il est moins fréquent maintenant d’avoir à rédiger et envoyer des courriers par La Poste, cela arrive quand même. Certains clients demandent un contrat papier et des signatures manuscrites.

Là encore, comme pour les emails, nous avons prévu l’édition automatique de courriers à imprimer.

Une bibliothèque d’emails et documents prêts à l’emploi

Démarrez avec de nombreux e-mails déjà préparés

Lorsque nous ouvrons votre compte Gîte et Bien, nous vous fournissons une première bibliothèque d’emails et documents qui répondent à la plupart des situations courantes de la réservation jusqu’à l’après séjour.

Nous avons employé dans ces documents un ton neutre et bienveillant, même dans des situations où vous réclamez ou relancez.

Pour certaines situations comme des relances, il est prévu plusieurs versions, une première cordiale laissant supposer un simple oubli du client et d’autres d’un ton plus officiel et strict lorsque la situation le nécessite.

Créez vos propres emails personnalisés

Vous pouvez modifier les e-mails existants pour les façonner à votre convenance et créer vos propres e-mails et documents personnalisés dans la bibliothèque.

Un éditeur vous permet de rédiger le texte et de le mettre en forme, et un outil de test vous permet de visualiser le document dans le contexte d’une réservation.

Certains utilisent ces documents pour préparer des réponses aux questions les plus courantes sur les hébergements et services qu’ils fournissent, ou encore un rappel de l’heure d’arrivée et les instructions d’itinéraire pour arriver dans leurs gîtes et chambres d’hôtes.

Ces emails personnalisés sont classés dans la bibliothèque en fonction de vos besoins. Nous proposons au départ un classement qui suit la logique d’avancement des réservations, mais vous pouvez ajouter vos propres catégories.

Fusionnez les informations de chaque réservation dans vos emails personnalisés

Créer un email ou un document personnalisé c’est bien, mais vous allez avoir besoin d’ajouter des informations à propos de votre client (nom, prénom, …), concernant la réservation (dates, montants, hébergement), à propos de vos gîtes et votre établissement.

C’est justement ce que permet l’outil: fusionner des informations propres à la réservation dans le document qui sera ainsi personnalisé pour chacun de vos clients.

Ainsi par exemple si vous commencez votre email par “Cher Monsieur Martin”, dans l’email type vous écrirez Cher @@CLIENT_GENRE## @@CLIENT_NOM## et ces 2 variables seront remplacées automatiquement lors de l’édition de l’e-mail par le genre et le nom du client correspondant à votre réservation.

Nous proposons une multitude de variables vous permettant de construire un email rapidement et efficacement. Et s’il vous manque des variables qui seraient utiles à tous, nous les ajouterons avec plaisir.

Ainsi par exemple, la variable COORDONNEES_BANCAIRES insèrera automatiquement les informations bancaires que vous avez saisies dans votre espace Gîte et Bien.

La variable RESA_FACTURE intègre directement un tableau récapitulatif des prestations et prix prévus lors de la réservation.

Ces variables vous permettent également de construire vos documents internes selon vos besoins ; ainsi par exemple la variable RESA_PAIEMENT insère dans le document le résumé des paiements de l’acompte et du solde.

Quelles sont les occasions les plus fréquentes d’envoi d’emails et documents ?

L’utilisation la plus courante est bien entendu la confirmation d’une réservation qui vient d’être faite en ligne ou par téléphone.

Mais il y a plein d’autres circonstances dans lesquelles vous serez amenée à communiquer avec vos clients par e-mail. voici quelques exemples:

Informer de la bonne réception du paiement de l’acompte ou du solde
Relancer un client pour qu’il valide sa réservation et envoie le paiement de l’acompte
Informer en cas de retard que vous remettez votre bien en vente laissant tout de même au client la possibilité de finaliser sa réservation s’il le souhaite
Rappeler le paiement du solde
Fournir des informations au client si vous avez mis en place un code porte pour une arrivée tardive
Envoyer des réponses sur la préparation du séjour: que faut il emmener, comment se passe l’arrivée et le départ
Renvoyer vos informations bancaires pour un paiement par chèque ou par virement bancaire.
Envoyer des informations touristiques
Fournir des informations sur les prestations et services annexes que vous proposez, comme par exemple des balades à cheval, des séjours bien-être, des animations.
Envoyer un e-mail quelques jours avant l’arrivée pour donner le plan d’accès, rappeler l’horaire d’arrivée et informer qu’ils peuvent déposer leur bagages en avance si besoin, leur dire que vous êtes ravie de les accueillir dans votre établissement.
Envoyer une facture d’acompte, de solde ou pour l’intégralité du séjour
Envoyer un duplicata de facture
Produire une attestation de séjour pour certains clients subventionnés par un CE qui leur réclame une preuve du séjour
Renvoyer la caution
Remercier du séjour et espérer les revoir prochainement
Envoyer des voeux
Faire une offre promotionnelle personnalisée

Les clients ont besoin d’être rassurés sur le fait qu’ils ont fait le bon choix en réservant chez vous, que leur paiement est bien arrivé, que la réservation est ferme et validée.

Mais également, montrez à votre client qu’il n’est pas qu’un numéro de réservation mais que vous vous intéressez à lui et allez faire en sorte qu’il passe un bon séjour. C’est très important pour la fidélisation des clients. Toutes ces petites attentions, comme un simple e-mail, ajouteront une impression de professionnalisme, de luxe, de satisfaction ; ceci fidélise les clients et favorise le bouche à oreille.

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Tous nos outils ont été élaborés sur la base des recommandations de propriétaires membres de Gîte et Bien et améliorés au cours du temps à partir des idées de chacun pour qu’ils correspondent exactement aux besoins de gestion de l’activité des meublés de tourisme.

L'outil de communication avec les clients a été pensé dans ce sens: complet, pratique et personnalisé.