Editez et envoyez automatiquement vos contrats de locations saisonnières

Un des points clés de nos outils est d'apporter une aide intégrée de A à Z pour la gestion de vos réservations. C'est le cas pour le contrat de location qui sera construit automatiquement à partir de la description de vos gîtes, des tarifs, de la fiche client et des données de la réservation.

L'envoi par e-mail personnalisable est automatique. Votre client pourra le valider en ligne sur son espace personnel de réservation où il aura tous les éléments également pour payer l'acompte et le solde.

Les conditions générales de vente pour la location saisonnière

Votre feuille de contrat seule constitue uniquement les conditions particulières du contrat. Il faudra joindre des conditions générales de ventes dont les clauses explicitent les règles appliquées dans tel ou tel cas.

On y trouve par exemple les règles de remboursement en cas d'annulation avant l'arrivée, les conditions de paiement de l'acompte et du solde de la réservation, les assurances et le dépôt de garantie.

Les conditions générales que nos proposons couvrent la plupart des cas classiques et constituent un dérivé proche de ce qui est pratiqué par les grandes centrales de réservation comme Clévacances ou Gîtes de France. Si vous êtes affiliés à un label, alors vous serez également liés aux conditions de ce label.

Dans notre logiciel de gestion des réservations, une fois que vous avez établi votre modèle de CGV, vous pourrez l'imprimer facilement avec le contrat si vous envoyez les éléments par la Poste, mais ces CGV sont également accessibles dans les e-mails automatisés de validation de contrat.

Faut-il obligatoirement un contrat de location et des conditions générales de vente ?

Oui, Le contrat de location est formé des conditions générales de location (ou encore CGV) et des conditions particulières à la réservation. La simple édition d'un contrat de location ne suffit pas à couvrir tous les cas juridiques de la location courte durée.

Par ailleurs, si vous louez à des entreprises, souvent ces derniers réclament un contrat en bonne et due forme avec des conditions générales de vente. Les CGV sont aussi réclamées par les centrales de paiement en ligne comme Stripe ou Payplug. Enfin, vous devez normalement donner accès aux visiteurs de votre site à vos conditions générales.

Si vous souhaitez approfondir le sujet nous avons rédigé un article détaillé sur les contrats de location saisonnière

Ayez un contrat et des CGV pour les subventions des comités d'entreprise

Nous nous sommes rapidement aperçus qu'un certains nombre de clients obtenaient des subventions de leur CE. Dans certains cas, c'est transparent car ce sont les vacanciers qui sont en relation avec leur comité d'entreprise, mais il arrive fréquement que le comité d'entreprise soit votre client et que les vacanciers soient les bénéficiares du séjour. Nous avons pris en compte ces cas dans nos contrats: vous faites un contrat avec le CE et vous indiquez le nom de vos vacanciers comme bénéficiaires de la location.

Bien souvent,les CE exigent des gîtes qu'ils aient un contrat et des conditions générales de ventes. Or beaucoup de propriétaires n'ont pas ces éléments et les CE préfèrent renoncer et choisir d'autres gîtes. Quand nous avons eu à faire à des entreprises, elles ont réellement apprécié notre sérieux et la présence d'éléments contractuels avec des CGV, une fiche descriptive et des conditions particulières. Dans d'autres cas, nous sommes passés par des vacanciers qui exigaient que sur le contrat soit mentionné le comité d'entreprise.

Enfin, lors du séjour, les CE souhaient fréquemment vérifier que les bénéficiaires sont bien venus dans le gîte. Nous avons des documents automatiques d'attestation de présence que vous pourrez éditer et remettre aux bénéficiaires du séjour.

Est-il possible que je rédige moi-même les conditions générales de vente ?

Il est vrai que certaines centrales de réservation n'aiment pas que vous fassiez vos propres conditions générales de vente. Ils ont raison sur un point: leur labellisation comporte des attendus que vos CGV ou descriptions de prestations ne doivent pas contredire ; vous ne pouvez pas d'un côté proposer un niveau de confort différent du label et vous devez rester proche des conditions de règlement et d'annulation de votre centrale.

Mais vous avez tout à fait le droit de réaliser vos propres CGV avec des clauses qui sont propres à votre façon de fonctionner et qui peuvent inclure des cas qu'on ne retrouve pas dans toutes les circonstances. Par exemple, cela peut être le cas de la gestion en bon père de famille pour les fêtes de fin d'année. Afin d'éviter les fêtards, vous pouvez imposer certaines conditions de villégiature qui vous permettront d'éliminer ceux qui envisageraient de transformer votre maison en boîte de nuit.

Un des éléments d'utilisation très intéressant concerne le solde de la réservation. Si vous êtes affiliés à une centrale mais effectuez les réservations vous-même, le principe par défaut est de récupérer le solde de la location le jour d'arrivée de vos clients. Or en cas d'annulation, il y a de grandes chances que vous ne récupériez pas la somme exigible, notamment quand l'annulation est proche de la date de début de séjour. Exigez dans vos conditions générales de vente le paiement du solde un mois avant l'arrivée ; ceci vous évitera des déconvenues et engagera votre client.

La principale difficulté est de ne pas écrire n'importe quoi et de penser au jour où ces CGV seront réellement utilisées dans une relation conflictuelle. Si vous n'avez aucune notion juridique, il vaut mieux faire relire vos CGV par un avocat ou un juriste qui vous aidera à bien définir vos CGV. Mais en reprenant la plupart des éléments des contrats types fournis par notre bibliothèque de documents par défaut, vous pourrez à la fois couvrir la plupart des cas et ajouter vos clauses particulières.