Notre logiciel vous donne accès à une large palette d'outils pour gérer vos locations saisonnières. Le planning de disponibilités de vos chambres d'hôtes et gîtes est structuré par saison, tarifs, types de séjour et se trouve synchronisé avec vos réservations et dossiers clients. Voici une liste résumée des possibilités de l'outil :
La plupart des outils qu'on trouve sur le marché sont équivalents à des prises de rendez-vous. Un certain nombre intègrent le dossier de réservation, mais n'intègrent pas la possibilité d'une réservation complète en ligne avec des dates et durée de séjour structurées, des prestations annexes et un contrôle des données saisies par les clients.
Notre logiciel propose ainsi un ensemble complet d'outils cohérents et liés entre eux qui vous facilitent la vie, vous font gagner un temps précieux et vous permettent de gérer complètement votre activité de location saisonnière, que ce soit pour vos gîtes ou vos chambres d'hôtes.
On trouve toutes sortes d'outils de gestion de planning et de réservations sur Internet, mais la plupart du temps, il s'agit simplement de poser des périodes dans un agenda. Cela peut s'avérer suffisant pour une gestion de réservations, mais dès que vous avez l'intention de proposer la réservation en ligne, rien ne va plus car vous devez guider le client sur les bonnes dates de début de location, sur les durées de location prévues (à la semaine par exemple).
Notre outil permet de structurer votre planning comme cela est fait par les grandes centrales de réservations comme Clévacances ou Gîtes de France.
Vous pouvez paramétrer vos saisons et on retrouve généralement la très haute saison, la haute saison, puis la moyenne et basse saison et les périodes de vacances d'hiver et de printemps. Vous êtes libres de définir les périodes que vous souhaitez et pour chaque période vous pourrez moduler vos tarifs. Vous pouvez bien entendu changer vos tarifs d'une année sur l'autre avec ce système.
C'est une étape importante dans laquelle vous définissez les durées typiques de séjour. Pour un gîte, vous définirez généralement la semaine, le week-end ; pour des chambres d'hôtes vous allez créer la nuitée ou des groupes de nuitées pour ceux qui imposent des séjours au delà de la journée.
Une fois les périodes tarifaires et vos prestations de séjour définies, vous allez pouvoir poser sur le calendrier prévisionnel toutes les disponibilités. Vous avez ainsi la maîtrise des jours possibles de début de location et vos durées souhaitées. Côté client, la réservation en ligne sera donc cadrée pour des jours de départ, des durées prédéfinies et des tarifs qui dépendent de la saison tarifaire.
Au fur et à mesure que vous prendrez des réservations, chaque dossier de réservation va mettre à jour automatiquement le planning des disponibilités. Lorsque vos clients réserveront eux-même en ligne sur votre site, ils seront guidés par votre structuration du planning. Vous obtenez un logiciel de réservation professionnel qui permet de synchroniser toute votre activité de prise de réservation: au téléphone, e-mail, directement en ligne et toujours à jour.
Le logiciel permet de gérer les réservations à chacune des étapes, depuis l'enregistrement d'une réservation jusqu'à la clôture.
L'enregistrement de la réservation permet de prendre en compte tous les éléments pour éditer un contrat de location: informations sur le client, gîte ou chambre, dates du séjour, options et services, calcul de taxe de séjour.
La fiche client comporte les informations habituelles: genre, nom et prénom du client, l'adresse postale de son domicile, email, téléphones fixe et portable. Depuis la fiche client, vous avez le résumé de chacune des réservations futures, en cours ou passées et vous pouvez accéder au détail de chacune de ces réservations.
Enfin, notre fiche client comporte quelques outils de validation des données du client, comme la recherche dans les pages blanches, la visu sur google maps et google street view de leur domicile, etc...
Si vous avez défini des prestations de service complémentaire, elles peuvent être prises en compte dès la réservation (kits linge, ménage, bois, ... )
Vous allez définir un montant d'acompte (par exemple 25%), pourrez facturer des frais de dossier et la taxe de séjour sera calculée automatiquement en fonction de votre paramétrage
Enfin, vous allez pouvoir définir une deadline de confirmation de cette réservation (contrat signé et acompte payé) et le système d'alertes vous avertira des deadlines non respectées.
Une fois les données de réservation enregistrées, l'édition et l'envoi du contrat sont automatiques. Trois options sont possibles :
Généralement, un mois avant l'arrivée, vous demandez au client de payer le solde de la réservation.
Le système vous le rappellera le cas échéant dans le tableau de suivi des réservations.
Le logiciel vous permet d'éditer automatiquement une facture qui contiendra tous les éléments de la réservation.
En cas de relance nécessaire, les outils proposent des e-mails types, que vous pourrez ajuster à votre convenance. ces e-mails sont personnalisés automatiquement avec les informations de la fiche client et de la réservation.
Le logiciel vous permet d'éditer automatiquement une fiche arrivée/départ dans laquelle seront récapitulées les options et qui vous permettra de noter les éléments variables du séjour. Par exemple si vous demandez une participation aux frais de chauffage ou l'eau consommée, vous pourrez effectuer les relevés de compteur et noter la consommation.
De la même façon, un client qui prendra des services complémentaires signera en fin de séjour la fiche départ avec tous ces éléments notés.
Lors de l'arrivée, en fonction de votre cas vous aurez peut-être à faire signer des documents complémentaires, par exemple des attestations de bon usage d'une pisicine ou d'internet.
Dans les outils, il est possible de décrire un inventaire complet du gîte. Pour les arrivées et les départs, vous pourrez éditer une fiche support pour l'état des lieux qui fait référence à cet inventaire.
En quelques clics, vous pourrez donc préparer les documents d'arrivée et départ de vos clients. C'est un atout pour gérer la course entre les départs de clients et les arrivées des suivants.
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