Les meilleurs outils pour rentabiliser vos gîtes et chambres d'hôtes - logiciel réservations et création site internets

Les contrats de location saisonnière

Un des points clés de nos outils est d'apporter une aide intégrée de A à  Z pour la gestion de vos réservations. C'est le cas pour le contrat de location qui sera construit automatiquement à  partir de la description de vos gîtes, des tarifs, de la fiche client et des données de la réservation.

Les Conditions générales de vente de la location

La première étape est de définir les conditions générales de vente de votre location de vacances.

Nous vous proposons des conditions générales de vente standard qui conviennent à  la plupart des cas pour les contrats de location de chambres d'hôtes et de gîtes ruraux.

Vous pourrez depuis le logiciel modifier ces conditions standard pour qu'elles correspondent exactement à  votre besoin.
La deuxième étape est de faire une description complète du gîte qui constitue l'élément essentiel de votre contrat de location.

La fiche descriptive du gîte

Puisque vous allez décrire dans le logiciel l'ensemble des données du gîte, les mètres carrés, le nombre de chambres et le nombre de couchages, tous ces éléments seront repris dans une fiche du gîte qui sera jointe à  votre contrat.

De nombreux paramètres sont également disponibles pour adapter le fonctionnement du logiciel à  votre activité de location de vacances. Ceci comprend la gestion de la taxe de séjour, les frais de dossier (qui peuvent être différenciés entre une réservation par Internet et une réservation par téléphone), les durées maximum de location, et d'autres paramètres utiles pour configurer votre contrat de location.


Tarifs de vos locations saisonnières

Les contrats contiendront également l'ensemble des éléments tarifaires propres à  chaque réservation. Ceci inclut le prix de location issu de votre programmation de tarifs dans la partie planning, le prix éventuel des services complémentaires qui auront été choisis par le client lors de la réservation, un calcul automatique de la taxe de séjour, la possibilité d'offrir une réduction à  un client, ainsi que le calcul de la TVA si votre activité y est soumise.


Eléments de la fiche client

Enfin le contrat reprendra bien évidemment tous les paramètres de la fiche client et vous obtiendrez ainsi un contrat complet et prêt à  l'emploi.

Ce qui est agréable de dans le logiciel, c'est qu'une fois le paramétrage terminé, lorsque vous prendrez les réservations par téléphone, vous n'aurez plus qu'à  saisir les coordonnées du client et une fois que vous aurez choisi le gîte ou la chambre d'hôtes, vous serez prêts à  éditer le contrat de location automatiquement.

Ce contrat sera composé de trois éléments :
• les conditions générales de vente
• la fiche descriptive du gîte ou de la chambre d'hôtes
• les conditions particulières du contrat (dates, infos client, ...)

Exemple de contrat de location pour un gîte rural

Exemple de contrat de location gîte rural

Un contrat de location de vacances édité automatiquement

Voici un exemple de contrat. Basé sur une feuille de contat type, l'ensemble des données sont issues d'une réservation, des tarifs et de la description. En haut, l'entête du contrat correspond aux données que vous allez configurer dans les pages de gestion de votre portefeuille de gîtes. De la même façon, les éléments descriptifs du gîte proviennent de la description des gîtes et des chambres (données communes utilisées dans les contrats mais également pour votre site Internet). On retrouve en bas à  gauche un encadré avec les informations de la fiche client et dans le pavé en bas à  droite, les informations de la réservation, avec le prix du séjour, la part d'acompte et la date limite de validation de l'acompte et de signature du contrat.

Il n'est plus nécessaire de perdre du temps pour le rédiger à  la main

Nous nous rappelons quand au début de notre activité nous avions des formulaires vierges qui nous avaient été fournis par Gîtes de France. Il fallait en faire des copies et rédiger à  la main, en deux exemplaires, imprimer également le descriptif du gîte, les conditions générales de vente. Une fois cela fait, nous mettions sous pli, et une nouvelle fois nous rédigions l'adresse. Et quelle corvée de devoir aller à  la Poste pour envoyer tout cela.

Un contrat envoyé par e-mail ou validé électroniquement automatiquement via votre site Internet

Aujourd'hui, bien que cela arrive encore quelquefois à  la demande de certains clients, cette fiche contrat est   validée automatiquement par Internet sinon le client peut également recevoir un mail avec tous les éléments pour éditer lui-même ses deux exemplaires, les CGV et la fiche descriptive et vous renvoyer le tout signé par courrier avec le chèque de réservation.   Une fois que vous avez décrit vos gîtes ou chambres d'hôtes, mis en place le planning de réservations et les tarifs, il y a juste à  saisir les données du client et en un tour de main le contrat est envoyé au client. Cette édition de contrat était d'ailleurs un des premiers arguments quand nous avons choisir d'investir dans cet outil de gestion des réservations.

 

 

Les conditions générales de ventes pour la location saisonnière

Votre feuille de contrat seule constitue uniquement les conditions particulières du contrat. Il faudra joindre des conditions générales de ventes dont les clauses explicitent les règles appliquées dans tel ou tel cas.

On y trouve par exemple les règles de remboursement en cas d'annulation avant l'arrivée, les conditions de paiement de l'acompte et du solde de la réservation, les assurances et le dépôt de garantie.

Les conditions générales que nos proposons couvrent la plupart des cas classiques et constituent un dérivé proche de ce qui est pratiqué par les grandes centrales de réservation comme Clévacances ou Gîtes de France. Si vous êtes affiliés à  un label, alors vous serez également liés aux conditions de ce label.

Dans notre logiciel de gestion des réservations, une fois que vous avez établi votre modèle de CGV, vous pourrez l'imprimer facilement avec le contrat si vous envoyez les éléments par la Poste, mais ces CGV sont également accessibles dans les e-mails automatisés de validation de contrat.

 

 

La fiche descriptive du Gîte ou de la chambre d'hôtes

Exemple de fiche descriptive d'un gîte rural ou d'une chambre d'hôtes

Si les conditions générales de vente et la feuille de contrat constituent l'essentiel du corps du contrat, il est important et rassurant pour le client d'avoir une fiche descriptive du gîte ou de la chambre qui sont loués. Quand on se met à  la place du client, il signe des documents contractuels mais veut s'assurer qu'une fois arrivé, il va bien trouver le niveau de qualité attendu.

Lorsque vous préparez votre planning et tous les éléments dans notre logiciel de gestion de gîtes, vous ferez une description de votre gîte rural (ou de votre chambre d'hôtes). Cette description servira à  alimenter votre site Internet et les éléments seront également automatiquement repris dans une fiche descriptive que vous joindrez au contrat (ou qui sera présente dans les e-mails de validation de contrat).

Voici un exemple de fiche descriptive pour un gîte rural

Toutes les informations qui figurent sur cette fiche sont reprises de la description du gîte que vous pourrez faire dans notre logiciel de gestion des réservations.   Dans l'entête, on retrouve le nom du gîte et sont adresse, le nombre de couchages, les m2, le nombre de chambres et le niveau de confort si vous êtes labellisés par Clévacances, Gîtes de France ou une autre centrale de réservation.

Décrire le gîte comme une petite annonce

Vous pourrez décrire votre gîte de façon résumée comme vous le feriez pour une petite annonce sur Internet ou dans un magazine. Vous décrirez alors les pièces et les points importants que le vacancier s'attend à  trouver à  son arrivée. Si certaines restrictions ou particularités doivent être mentionnées, c'est le bon endroit.

Les équipements du gîte

Comme pour l'intérieur, le client s'attend à  trouver à  son arrivée les équipements prévus. Depuis le logiciel, avec de simples cases à  cocher, vous allez décrire les équipements présents dans votre gîte. Si certains équipements non standards sont à  mentionner, vous pourrez les ajouter. Chaque chambre d'hôtes ou gîte pourra bien entendu avoir ses propres équipements si tel est le cas.

des services complémentaires

Certains services complémentaires sont proposés par des chambres d'hôtes ou des gîtes. On retrouve classiquement le linge de toilette ou de cuisine, le chauffage et le ménage de fin de séjour,   mais également d'autres services plus particuliers à  votre gîte. Ces services seront également décrits depuis notre interface logicielle puisque la réservation en ligne permet de sélectionner ces services.

 

Faut-il obligatoirement un contrat de location et des conditions générales de vente ?

Oui, il faut que vous ayez un contrat de location qui encadre vos prestations de locations saisonnières. Si vous êtes affiliés à  une centrale de réservation, ces derniers vous proposerons des contrats papier à  remplir à  la main et la plupart du temps, les conditions générales de vente seront alors celles de la centrale (juridiquement, en l'absence de conditions générales de vente c'est en tout cas ces éléments qui seront utilisés en cas de difficulté avec votre client).

Ayez un contrat et des CGV pour les subventions des comités d'entreprise

Nous nous sommes rapidement aperçus qu'un certains nombre de clients obtenaient des subventions de leur CE. Dans certains cas, c'est transparent car ce sont les vacanciers qui sont en relation avec leur comité d'entreprise, mais il arrive fréquement que le comité d'entreprise soit votre client. Nous avons pris en compte ces cas dans nos contrats: vous faites un contrat avec le CE et vous indiquez le nom de vos vacanciers comme bénéficiaires de la location.

Bien souvent, les CE exigent des gîtes qu'ils aient un contrat et des conditions générales de ventes. Or beaucoup de propriétaires n'ont pas ces éléments et les CE préfèrent renoncer et   choisir d'autres gîtes. Quand nous avons eu à  faire à  des entreprises, elles ont réellement apprécié notre sérieux et la présence d'éléments contractuels avec des CGV, une fiche descriptive et des conditions particulières. Dans d'autres cas, nous sommes passés par des vacanciers qui exigaient que sur le contrat soit mentionné le comité d'entreprise.

Enfin, lors du séjour, les CE souhaient fréquemment vérifier que les bénéficiaires sont bien venus dans le gîte. Nous avons des documents automatiques d'attestation de présence que vous pourrez éditer et remettre aux bénéficiaires du séjour.

Est-il possible que je rédige moi-même les conditions générales de vente ?

Il est vrai que certaines centrales de réservation n'aiment pas que vous fassiez vos propres conditions générales de vente. Ils ont raison sur un point: leur labellisation comporte des attendus que vos CGV ou descriptions de prestations ne doivent pas contredire ; vous ne pouvez pas d'un côté proposer un niveau de confort différent du label et vous devez rester proche des conditions de règlement et d'annulation de votre centrale.

Mais vous avez tout à  fait le droit de réaliser vos propres CGV avec des clauses qui sont propres à  votre façon de fonctionner et qui peuvent inclure des cas qu'on ne retrouve pas dans toutes les circonstances. Par exemple, cela peut être le cas de la gestion en bon père de famille pour les fêtes de fin d'année. Afin d'éviter les fêtards, vous pouvez imposer certaines conditions de villégiature qui vous permettront d'éliminer ceux qui envisageraient de transformer votre maison en boîte de nuit.

Un des éléments d'utilisation très intéressant concerne le solde de la réservation. Si vous êtes affiliés à  une centrale mais effectuez les réservations vous-même, le principe par défaut est de récupérer le solde de la location le jour d'arrivée de vos clients. Or en cas d'annulation, il y a de grandes chances que vous ne récupériez pas la somme exigible, notamment quand l'annulation est proche de la date de début de séjour. Exigez dans vos conditions générales de vente le paiement du solde un mois avant l'arrivée ; ceci vous évitera des déconvenues et engagera votre client.

La principale difficulté est de ne pas écrire n'importe quoi et de penser au jour o๠ces CGV seront réellement utilisées dans une relation conflictuelle. Si vous n'avez aucune notion juridique, il vaut mieux faire relire vos CGV par un avocat ou un juriste qui vous aidera à  bien définir vos CGV. Mais en reprenant la plupart des éléments des contrats types fournis par votre centrale de réservations, vous pourrez à  la fois couvrir la plupart des cas et ajouter vos clauses particulières.