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une e-signature pour la validation en ligne des réservations des gîtes et chambres d'hôtes

Notre logiciel de réservations en ligne pour les locations de vacances intègre maintenant un dispositif de e-signature.

Au moment de la validation d'une réservation en ligne par le vacancier, le système Gîte et Bien prend les informations essentielles de la réservation, du propriétaire et du vacancier et les intègre dans une trace électronique.

Cette trace électronique est encodée par des méthodes propriétaires de Gîte et Bien et seul Gîte et Bien sait décoder cette trace électronique.

Cette e-signature est accompagnée d'un QR Code qui peut être imprimé pour être conservé. Le vacancier et le propriétaire, simplement en scannant avec un smartphone ce QR-Code accèdent à  une page de Gîte et Bien qui décode les informations et atteste qu'elles sont correctement encodées avec une signature de données, un peu à  la façon des paiements bancaires sécurisés.

 

Un contrat de location qui peut être signé manuellement ou électroniquement

Notre logiciel de gestion des réservations pour les locations saisonnières comprend une édition automatique du contrat.

Ce contrat, tant qu'il n'est pas encore signé par le propriétaire et par le vacancier comporte une zone pour les signatures. S'il est envoyé par courrier, alors il comportera les signatures des deux parties.

Et quand il est validé en ligne, le contrat comporte alors cette e-signature qui permet d'attester de la signature.

Voici à  quoi ressemble cette e-signature sur cette illustration d'une partie du contrat de location:

Exemple de e-signature sur un contrat de location saisonnière édité automatiquement

 

Valeur de cette e-signature

Les données sont encodées de façon à  ce que seul Gîte et Bien puisse réaliser le décodage. Bien entendu, aucun système n'est inviolable, mais l'enjeu est loin d'être si élevé pour que quelqu'un passe des semaines ou années à  trouver la façon de coder.   Par ailleurs, dans le cycle de vie d'une location, de toutes façons le propriétaire attend un paiement de l'acompte qui acte la location.

Malgré tout, Gîte et Bien agit comme tiers de confiance entre le vacancier locataire et le loueur propriétaire pour attester que la validation électronique a eu lieu et avec les données lors de la validation:

- Numéro de réservation

- coordonnées du vacancier

- coordonnées du propriétaire

- dates et prix de la réservation

- adresse IP de la personne qui a validé

- signature de contrôle des données

 

Dans notre système de réservation en ligne, nos utilisateurs ont la possibilité d'utiliser ou non cette signature électronique et on de nombreuses autres options sur l'édition du contrat.

Interessé pour en savoir plus sur notre logiciel de réservation en ligne pour chambres d'hôtes, gîtes et locations ?

Peut-être que vous arrivez sur cette page après avoir scanné un de nos QR-Code de signature électronique ?   Alors c'est normal, l'exemple qui est montré dans cette page et que certains d'entre vous ont pu trouver dans la rubrique "images" des moteurs de recherche comme Google ou Bing contient juste un lien vers cette page pour que vous en sachiez plus. Mais c'est de cette façon que notre e-signature fonctionne: vous la scannez et elle vous emmène sur une page qui décode et atteste les informations de transaction.

Réponses aux questions les plus fréquentes sur la e-signature et nos outils

Le logiciel peut-il être installé sur un CMS comme Wordpress ?

Nos logiciels de réservation en ligne peuvent être installés sur tous les sites Internet et donc dans les CMS comme Wordpress, Joomla, Drupal et les autres.

La plupart du temps, nous fournissons du code HTML que vous intégrez dans votre page pour publier le planning de disponibilités d'un hébergement.   Ce planning se met automatiquement à  jour.

Les visiteurs sur votre site peuvent alors cliquer sur les jours d'arrivée possible et les séjours sont affichés. Le client peut réserver en ligne directement (et donc valider électroniquement la réservation).

Avec une simple installation sur votre site, vous ajoutez toute la puissance des outils de gestion des réservations

Savez-vous intégrer le paiement en ligne par carte bancaire ?

Oui, notre logiciel permet d'intégrer le paiement en ligne sécurisé par carte bancaire. Par contre nous n'intégrons pas les interfaces sécurisées de toutes les banques mais nous fonctionnons avec PayPlug. PayPlug est une des solutions assez idéale pour les propriétaires de locations saisonnières. En effet, si la commission bancaire de PayPlug est un peu plus élevée que pour les systèmes des banques traditionelles, il n'y a pas de frais récurrent.

Prenez un exemple avec BNP Mercanet : C'est un très bon outil, très complet avec beaucoup plus de fonctionnalités que PayPlug. Mais à  la mise en service vous allez payer entre 100 et 200 euros de frais de mise en service, puis vous paierez tous les mois 10 euros de frais fixes et la commission par transaction sera de l'ordre de 0,40%. Avec par exemple 20 réservations par an pour un chiffre d'affaires de 5000€ en CB vous allez payer: 100+10*12+0,004*5000=240 euros.   PayPlug de son côté ne prend aucun frais d'installation ni de frais fixes récurrents d'abonnement, juste une commission de 2,5% par transaction. Pour la même année, vous allez payer 5000*0.025=125 eurors.

Ca c'est pour la première année, pour les années suivantes, plus de frais de mise en service et Mercanet prendrait 140 euros.

Donc si PayPlug est un peu plus cher, il ne coûte que si l'on s'en sert. Or le nombre de vacanciers qui réservent en ligne et paient par carte bancaire est inférieur à  10% des cas pour les gîtes ruraux et moins de 20% pour les chambres d'hôtes. Le plus souvent, c'est pour régler des séjours de dernière minute, ou le solde payé en retard.

Dernière chose, votre banque quand vous lui demanderez d'ouvrir le système de paiement sécurisé par carte bancaire va vouloir transformer votre compte personnel en compte professionnel et ce n'est plus le même prix. Cela se négocie mais pas toujours et c'est à  mettre dans la balance.

Nous expliquons tout cela car cela revient souvent dans les conversations que nous avons avec des propriétaires qui cherchent les outils de gestion de réservations sur Internet intégrant le paiement sécurisé par carte bancaire. Nous n'acceptons donc pas pour le moment d'autres systèmes bancaires que PayPlug qui est simple et répond aux attentes.

Quelle différence entre votre outil et d'autres systèmes de réservation en ligne ?

Il existe plusieurs catégories d'outils de réservation en ligne:

- Les outils généraux: Ce sont des outils de réservation simples entre 2 dates d'une ressource (un gîte, une salle de réunion, une voiture, ...). Ils fonctionnent avec à  peu près tout, il existe des gratuits, des payants, plus ou moins élaborés. Par contre vous ne gérez rien d'autre que des dates. Ainsi par exemple, si vous avez réalisé votre site Internet avec WIX, ils proposent un outil pour gérer un planning mais c'est un outil très simple.

- Les outils spécialisés:   Ce sont des outils plus spécialisés dans un créneau, ici la location saisonnière. Ceux-ci vous offrent la possibilité de définir des hébergements, d'avoir une base client.

Nos outils Gîte et Bien sont très très spécialisés pour les locations saisonnières. En effet, nous offrons un système complet de gestion des réservations qui va bien au delà  du planning. Il comporte un gestion précise et pointue pour les tarifs par saison, par type de séjour, des services additionnels. Le système de réservation en ligne est aussi sophistiqué que celui de Gîte de France par exemple. Puis en back office, vous avez tous les outils pour gérer les clients, les relances, l'avancement des réservations, les contrats de location, le suivi des paiements. C'est le couteau suisse des propriétaires de gîtes et chambres d'hôtes et il s'améliore d'année en année puisque les propriétaires abonnés en faisant part de leurs idées et besoins font progresser le système pour tous les abonnés.

Est-il possible de scanner le QR-Code de e-signature sans smartphone ?

Oui, vous pouvez acquérir un lecteur de code-barres et le brancher sur votre PC, mais personne ne fait cela car nous avons tous ou presque une tablette ou un smartphone.

Peut-être que derrière cette question, vous recherchez un outil pour retrouver rapidement un dossier client quand un courrier postal arrive ? Oui, nous avions pensé à  cela au début mais il est maintenant très rare de faire signer le contrat par courrier. Cela arrive une fois ou deux par an, souvent pour des personnes qui n'ont pas Internet ou qui sont restées au mode papier ou quand nous avons à  faire à  des comités d'entreprise. Dans 40% des cas, la réservation est prise directement en ligne et le client envoie un chèque d'acompte. Et dans 60% des cas, la réservation est prise au téléphone (les vacanciers aiment bien poser des questions et parler avec leur hôte, ce qui est tout à  fait légitime) et nous envoyons un e-mail pour que le client valide (d'o๠la e-signature) et envoit un chèque d'acompte ou paie par virement ou carte bancaire. donc au revoir les courriers de contrats à  déposer à  la poste...

Combien coûterait l'intégration de la e-signature sur mon site ?

Nous fonctionnons avec un abonnement d'un an qui donne accès à  toutes les fonctionnalités, pas seulement la e-signature. Nous n'avons pas de produit basique et premium, tout est premium !

Vous trouverez les prix dans le menu "Tarifs".

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