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Définir le planning des disponibilités et les tarifs de location

définir les tarifs et le planning des disponibilités de vos gîtes ruraux

Ces fonctionnalités constituent le cÅ“ur de notre logiciel de gestion de planning et réservations pour les gîtes et les chambres d'hôtes.

Nous avons réuni dans ces outils tout ce qui est nécessaire pour une gestion de planning souple et puissante.

Années et Saisons

Définir les tarifs par année et décrire vos saisons tarifaires

Vous allez probablement définir des tarifs différents selon les saisons et la définition même des saisons change d'une année sur l'autre.

Dans notre logiciel, vous allez pouvoir définir vos tarifs jusqu'à  2 ans à  l'avance si vous le souhaitez. La première fonctionnalité est de pouvoir définir des tarifs différenciés d'une année sur l'autre.

Il n'y a rien de pire qu'un logiciel qui ne vous offre qu'une seule version de vos taris - les tarifs en cours - car vous êtes alors obligés d'attendre la fin de la saison pour définir les tarifs de l'année suivante.

Cela pourrait paraître anodin, mais nous avons découvert que dès fin septembre, nous avions déjà  30% de l'été suivant qui était réservé car de nombreux clients sont soucieux de réserver le plus tôt possible pour éviter la cohue des périodes de forte activité et pour éviter de perdre un bon hébergement.

Décrire les saisons tarifaires

Vous allez pouvoir décrire vos tarifs gîte et gîte mais également les différencier par saison tarifaire. Chaque saison tarifaire accepte plusieurs périodes de dates, ce qui est important est de couvrir chaque jour de toute la période des locations.

Dans chaque saison tarifaire, vous définirez pour chaque type de prestations (nuitée, semaine, mid-week, week-end) le prix

La mise à  jour de vos tarifs est instantanée mais bien sûr, les réservations déjà  prises avec un tarif ne sont pas modifiées.

Séjours types

Structurer vos disponibilités en durées typiques de séjours

Pour une chambre d'hôtes, vous allez probablement ouvrir la location à  la nuitée. Mais certaines chambres d'hôtes dans des périodes de forte activité ou lorsqu'il y a des ponts imposent que les clients prennent plus d'une nuitée par réservation.

Dans le cas d'un gîte rural, c'est généralement la location sur une semaine qui prévaut ; mais vous aurez à  faire sur certains mois à  des réservations à  cheval sur les samedis, notamment avec les ponts du mois de mai.

Pour permettre tout type de réservation mais rester maîtres des durées et des dates de possibles, vous avez la possibilité dans notre logiciel de définir des durées typiques de séjour, et de placer ces durées typiques sur le calendrier en précisant les jours d'arrivée.

Prenons un exemple: vous souhaitez proposer des tarifs et disponibilités pour un samedi 6 mai sachant que le 8 mai est férié.

Vous allez définir une prestation week-end du samedi au mardi, une prestation long-week-end du vendredi au mardi, votre prestation habituelle du samedi et le mardi 9 vous définirez une prestation mid-week pour compléter la semaine suivante amputée d'une journée.

Hé bien notre logiciel permet tout cela et le système de réservation fonctionne avec ces contraintes imposées de jour d'arrivée et de durées possibles.

La plupart des logiciels de planning proposent des systèmes de réservation dans lesquels toutes les dates et durées sont possibles mais aucun ne propose une telle rigueur dans la définition des durées types de séjour et des début de séjours.

Pour chaque type de séjour, vous pourrez aussi définir le nombre de multiples qui peuvent être réservés. Par exemple pour une réservation de 3 nuitées, vous pouvez imposer qu'il ne soit pas possible de dépasser 6 jours au total.

Pour terminer avec ce système de séjours types, vous pourrez bien entendu créer, uniquement depuis votre console d'administration, des séjours dérogatoires avec des durées et tarifs particuliers.

Vous me direz que les centrales de réservation comme Gîtes de France font tout cela. Oui, mais regardez bien quelle part de votre chiffre d'affaires s'envole en payant ces prestations, et comparez avec notre prix d'abonnement. Vous y êtes ?

Planning dispos

Le planning des disponibilités

Une fois que vous avez défini les tarifs par gîte, par type de séjour et par saison, vous allez définir le planning des disponibilités

Automatiquement, les prestations semaine sont mise sur chaque samedi pour vous faciliter la tâche lorsque vous lancer la génération du planning de l'année suivante.

Puis pour chaque gîte, vous allez placer les jours d'arrivée autorisés pour chaque type de séjour sur toute votre période de location.

Ceci est absolument nécessaire pour pré-calculer le prix d'une réservation en fonction des tarifs et des saisons.

Avez-vous déjà  calculé un tarif pour une réservation de 3 semaines à  cheval sur 2 saisons ? Quelle galère ! Mais non, avec notre logiciel, il suffit de cliquer sur le jour d'arrivée souhaité par le client et les différentes options de durée de séjour et les tarifs apparaissent. Vous réponsez en un instant à  votre client qui vous demande combien et si il est intéressé, en un clic vous créez la réservation correspondante.

Le planning des dispos servira également sur votre site Internet pour permettre la réservation en ligne.

Dates spécifiques

Réservations sur des dates spécifiques

Si le système de réservation en ligne ne laisse pas d'autres possibilités aux visiteurs sur votre site Internet que de respecter les jours de départ et les durées proposées de location, ce n'est pas le cas depuis vos pages d'administration du logiciel.

Vous avez, vous, la possibilité de déroger au planning et d'imposer des dates spécifiques de séjour.

Comme il est possible de tout faire, un système vous alerte en cas de surbooking afin de vous éviter de réserver 2 fois la même journée.

Codes Couleur

L'avancement des réservations en code couleur sur le planning

Côté visiteur, que la réservation soit en cours de préparation ou définitive, les semaines prises sont en rouge et les disponibles en vert.

De votre côté sur l'outil vous avez plus de couleur en fonction de l'avancement des réservations. Par exemple, les jours en violet sont les réservations non encore validées et en rose celles pour lesquelles vous attendez le paiement du solde.

Les réservations en noire sont de fausse réservations et correspondent aux périodes pendant lesquelles vous ne souhaitez pas réserver pour le moment. Cela permet d'afficher un planning réservé mais vous pouvez disposer de vôtre côté.

Vous pouvez également mettre en orange certaines périodes. Cette couleur apparaît tant côté visiteur que du votre et signifie que pour cette période vous imposez que la réservation soit faite par téléphone - elle ne sera pas possible en ligne. Ceci est très utile pour des périodes particulières de réservation. A Noël et au jour de l'an, vous aimerez par exemple bien préciser à  vos clients qu'ils ne devront pas transformer votre maison en boîte de nuit de la Saint Sylvestre ; cela peut également être utile quand vous sentez sur certaines périodes qu'il faudra éventuellement discuter les options de prix ou de durée - comme pour les ponts de mai par exemple.

Le planning se colorie tout seul en fonction des réservations, tout est automatique et à  jour au fur et à  mesure de la prise des réservations.