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Un pense-bête pour ne rien oublier dans les dates de vos réservations.

Lorsque vous effectuez vous-même vos réservations (c'est-à -dire sans passer par une centrale de réservations comme Gîte de France ou Clévacances), vous avez besoin de faire le point régulièrement des échéances des réservations.

Avant la saison, vous allez avoir des demandes de réservation et après avoir envoyé le contrat, vous voulez vous assurer que votre client a bien envoyé le chèque d'acompte ou d'arrhes pour rendre ferme la réservation. Si vous ne le faites pas, vous risquez trop tardivement d'avoir une annulation, vos clients ayant finalement opté pour autre chose, et il sera trop tard pour proposer votre location saisonnière à  d'autres clients.

La todo list

Pendant la saison, vous devez gérer les arrivées et les départs, mais également vous assurer que pour les réservations à  venir, vous avez bien reçu le paiement du solde pour les prochaines réservations.

La méthode manuelle que nous utilisions au départ était de classer les réservations par type dans un grand classeur: d'un côté les réservations au stade de l'acompte, de l'autre les réservations qui sont en attente de paiement du solde.

Mais cette technique totalement manuelle présente plusieurs défauts: d'une part, vous obtenir un parapheur de la taille de la tour de pise puisque vous avez de nombreuses réservations dont le solde sera à  payer dans de nombreux mois et d'autre part, quand vous cherchez un client par son nom, cela devient un enfer car vous devez passer en revue tous les dossiers

Une autre méthode consiste à  réserver un agenda papier pour y noter toutes les dates de rappel. Ca évite d'avoir un tas fouillis de dossiers, mais en cas de changement de dates de réservation, il faut rayer et réécrire et pour les dates passées il faut revenir aux jours précédent et certaines dates sont oubliées.

Un agenda automatique des réservations pour ne rien oublier

Dans notre logiciel de réservation, vous définirez une date limite de paiement de l'acompte pour que la réservation soit ferme. Cette date d'option dépend de l'éloignement du début de séjour par rapport à  la date de réservation. Si c'est dans 3 semaines, vous laisserez probablement une seule semaine aux vacanciers pour payer l'intégralité, alors que si c'est pour dans 6 mois vous allez plus probablement laisser une 10aine de jour à  vos clients.

Le pense bête disponible dans nos outils de réservation vous aidera à  identifier automatiquement les réservations dont l'acompte doit être payé dans les prochains jours ou ceux dont la date est dépassée.

Vous pourrez alors utiliser la bibliothèque de mails prêts à  l'emploi pour relancer votre client ou l'appeler. Vous aurez accès directement à  la fiche de la réservation depuis cette todo list, ce qui permet en quelques clics de régler les actions du jour en fonction des réservations. Cet agenda des réservations est très apprécié par nos abonnés et ils nous disent le regarder tous les jours.

Voici la liste des points que vous retrouverez dans votre todo list

 

Contrats à  envoyer

Les contrats des réservations pour lesquels vous devez envoyer le contrat par courrier au client.

Relance contrats et acomptes

Clients qu'il faut relancer car ils n'ont pas encore retourné leur contrat et le paiement de l'acompte alors que la deadline est proche ou dépassée.

Acompte partiel ou tardif

Clients qui ont payé un acompte mais partiellement (par exemple s'ils se sont trompés) ou les réservations marquées clairement dans le statut "En Retard"

Contrats à  renvoyer signés

Lorsque vous vous avez reçu l'acompte et le contrat, il faudra renvoyer l'exemple signé par vous au client. Le tableau de bord vous signale les contrats que vous n'avez pas encore renvoyés

Réservations qui devraient être en attente de solde

Une fois que vous avez enregistré le paiement de l'acompte et que le contrat est signé, vous allez passer la réservation en attente de paiement du solde. Si vous oubliez cette étape, le logiciel vous le signale afin que tout soit cohérent dans les dossiers.

Relance paiement du solde

Réservations pour lesquelles le paiement du solde est à  payer prochainement ou quand la date de paiement du solde est dépassée.

La bibliothèque de mails offre plusieurs exemples de relance pour graduer mais le paiement du solde est important car il ne vous reste qu'un mois en cas de problème pour remettre en vente la période de la location.

Avec reste à  payer

Réservations validées voire clôturées mais pour lesquelles il y a un reste à  payer. Ce cas est plus rare, mais il arrive que le client ait payé partiellement et vous doive encore de l'argent. La todo-list vous indique ces réservations.

Réservations avec Post-its

Il est possible dans le logiciel de coller des post-its dans les réservations. Ces petites notes sont très utiles pour ne pas oublier certaines actions à  mener, comme par exemple l'installation d'un lit complémentaire, la préparation du linge de toilette, etc...

Le pense-bête liste pour vous automatiquement les réservations avec post-its jusqu'à  ce que vous ayez marqué ces actions comme terminées.

Terminées non clôturées

Lorsque les dates de la réservation sont passées et que la réservation n'est pas clôturée, le logiciel vous l'indique afin que vous puissiez enregistrer les éventuels éléments variables de la réservation et que vous indiquiez par statut la clôture.