Les meilleurs outils pour rentabiliser vos gîtes et chambres d'hôtes - logiciel réservations et création site internets

Un logiciel de réservation conçu pour les locations saisonnières

une palette d'outils intégrés pour gérer toute votre activité de locations saisonnières

 

Notre logiciel vous donne accès à  une large palette d'outils pour gérer vos locations saisonnières. Le planning de disponibilités de vos chambres d'hôtes et gîtes est structuré par saison, tarifs, types de séjour et se trouve synchronisé avec vos réservations et dossiers clients. Voici une liste résumée des possibilités de l'outil:

• décrire vos gîtes: description résumée et détaillée, photos, équipements, situation géographique, données structurées: capacité d'accueil, chambres, m2, labels, etc...

• définir un planning structuré en saisons tarifaires, en durées de séjour, avec modulation des tarifs, choix des jours de départ de location, etc...

• la prise en compte de prestations annexes comme le chauffage, le ménage de fin de séjour, la pension pour les chevaux et la capacité de définir vos propres services...

• un dossier complet des réservations: fiche client, suivi de la réservation, contrat de location, facturation acompte et solde, facturation de services complémentaires, ...

• des outils de communications avancés: e-mails automatisés, documents types ou à  créer remplis automatiquement avec les données des réservations, historiques des échanges avec le client, notes et post'its pour ne rien oublier.

• Des tableaux de bord et alertes qui vous permettent de préparer, suivre et ne rien oublier

• un outil de gestion de caisse, des rapports pour votre comptabilité et le suivi de votre chiffre d'affaires, des statistiques de votre activité.

• Des rapports prêts à  l'emploi comme le planning mural, votre tarifold, la gestion de la taxe de séjour.

La plupart des outils qu'on trouve sur le marché sont équivalents à  des prises de rendez-vous. Un certain nombre intègrent le dossier de réservation, mais n'intègrent pas la possibilité d'une réservation complète en ligne avec des dates et durée de séjour structurées, des prestations annexes et un contrôle des données saisies par les clients.

Notre logiciel propose ainsi un ensemble complet d'outils cohérents et liés entre eux qui vous facilitent la vie, vous font gagner un temps précieux et vous permettent de gérer complètement votre activité de location saisonnière, que ce soit pour vos gîtes ou vos chambres d'hôtes.

Un outil qui structure le planning des disponibilités de vos locations de vacances

Un outil qui structure votre planning de locations de vacances

On trouve toutes sortes d'outils de gestion de planning et de réservations sur Internet, mais la plupart du temps, il s'agit simplement de poser des périodes dans un agenda. Cela peut s'avérer suffisant pour une gestion de réservations, mais dès que vous avez l'intention de proposer la réservation en ligne, rien ne va plus car vous devez guider le client sur les bonnes dates de début de location, sur les durées de location prévues (à  la semaine par exemple).

Notre outil permet de structurer votre planning comme cela est fait par les grandes centrales de réservations comme Clévacances ou Gîtes de France:

Définir des périodes tarifaires

Vous pouvez paramétrer vos saisons et on retrouve généralement la très haute saison, la haute saison, puis la moyenne et basse saison et les périodes de vacances d'hiver et de printemps. Vous êtes libres de définir les périodes que vous souhaitez et pour chaque période vous pourrez moduler vos tarifs. Vous pouvez bien entendu changer vos tarifs d'une année sur l'autre avec ce système.

Définir des durées type de séjour

C'est une étape importante dans laquelle vous définissez les durées typiques de séjour. Pour un gîte, vous définirez généralement la semaine, le week-end ; pour des chambres d'hôtes vous allez créer la nuitée ou des groupes de nuitées pour ceux qui imposent des séjours au delà  de la journée.

Définir les tarifs et définir les disponibilités

Une fois les périodes tarifaires et vos prestations de séjour définies, vous allez pouvoir poser sur le calendrier prévisionnel toutes les disponibilités. Vous avez ainsi la maîtrise des jours possibles de début de location et vos durées souhaitées. Côté client, la réservation en ligne sera donc cadrée pour des jours de départ, des durées prédéfinies et des tarifs qui dépendent de la saison tarifaire.

Un planning géré automatiquement par les réservations

Au fur et à  mesure que vous prendrez des réservations, chaque dossier de réservation va mettre à  jour automatiquement le planning des disponibilités. Lorsque vos clients réserveront eux-même en ligne sur votre site, ils seront guidés par votre structuration du planning. Vous obtenez un logiciel de réservation professionnel qui permet de synchroniser toute votre activité de prise de réservation: au téléphone, e-mail, directement en ligne et toujours à  jour.

Gestion des réservations de A à  Z

Le logiciel permet de gérer les réservations à  chacune des étapes, depuis l'enregistrement d'une réservation jusqu'à  la clôture.

le cycle de vie d'une réservation de séjour

Booking réservation gîtesEnregistrement de la réservation

L'enregistrement de la réservation permet de prendre en compte tous les éléments pour éditer un contrat de location: informations sur le client, gîte ou chambre, dates du séjour, options et services, calcul de taxe de séjour.

La fiche client comporte les informations habituelles: genre, nom et prénom du client, l'adresse postale de son domicile, email, téléphones fixe et portable. Depuis la fiche client, vous avez le résumé de chacune des réservations futures, en cours ou passées et vous pouvez accéder au détail de chacune de ces réservations.

Enfin, notre fiche client comporte quelques outils de validation des données du client, comme la recherche dans les pages blanches, la visu sur google maps et google street view de leur domicile, etc...

Si vous avez défini des prestations de service complémentaire, elles peuvent être prises en compte dès la réservation (kits linge, ménage, bois, ... )

Vous allez définir un montant d'acompte (par exemple 25%), pourrez facturer des frais de dossier et la taxe de séjour sera calculée automatiquement en fonction de votre paramétrage

Enfin, vous allez pouvoir définir une deadline de confirmation de cette réservation (contrat signé et acompte payé) et le système d'alertes vous avertira des deadlines non respectées.

 

Le contrat de location et l'acompte à  la réservationLe contrat de location

Une fois les données de réservation enregistrées, l'édition et l'envoi du contrat sont automatiques. Trois options sont possibles:

- Editer le contrat et l'envoyer par courrier

- Envoyer un e-mail dans lequel le client a toutes les instructions pour imprimer son contrat en 2 exemplaires et vous le renvoyer.

- Envoyer un e-mail dans lequel le client a un lien qui lui permet de   valider en ligne son contrat et simplement vous envoyer le paiement de l'acompte.

Ces 3 options sont toujours possibles. La meilleure reste la validation directement en ligne et c'est ce qui est pratiqué la plupart du temps, mais certains clients ne sont pas des pros de l'internet et sont quelquefois rassurés par le papier.

Vous pourrez passer la réservation en attente de solde une fois que vous aurez récupéré le contrat signé et l'acompte.

Le contrat intègre également une e-signature pour formaliser la validation en ligne du contrat

 

Paiement du solde et réservationLe paiement du solde et la facturation

Généralement, un mois avant l'arrivée, vous demandez au client de payer le solde de la réservation.

Le système vous le rappellera le cas échéant dans le tableau de suivi des réservations.

Le logiciel vous permet d'éditer automatiquement une facture qui contiendra tous les éléments de la réservation.

En cas de relance nécessaire, les outils proposent des e-mails types, que vous pourrez ajuster à  votre convenance. ces e-mails sont personnalisés automatiquement avec les informations de la fiche client et de la réservation.

 

 

Gestion des arrivées et départs de vacanciers dans les gîtesGestion des arrivées et départs

Le logiciel vous permet d'éditer automatiquement une fiche arrivée/départ dans laquelle seront récapitulées les options et qui vous permettra de noter les éléments variables du séjour. Par exemple si vous demandez une participation aux frais de chauffage ou l'eau consommée, vous pourrez effectuer les relevés de compteur et noter la consommation.

De la même façon, un client qui prendra des services complémentaires signera en fin de séjour la fiche départ avec tous ces éléments notés.

Lors de l'arrivée, en fonction de votre cas vous aurez peut-être à  faire signer des documents complémentaires, par exemple des attestations de bon usage d'une pisicine ou d'internet.

Dans les outils, il   est possible de décrire un inventaire complet du gîte. Pour les arrivées et les départs, vous pourrez éditer une fiche support pour l'état des lieux qui fait référence à  cet inventaire.

En quelques clics, vous pourrez donc préparer les documents d'arrivée et départ de vos clients. C'est un atout pour   gérer la course entre les départs de clients et les arrivées des suivants.

 

 

Si vous êtes intéressé(e) par ce logiciel en ligne de gestion des réservations pour gîtes et chambres d'hôtes, contactez-nous pour une proposition car il n'est pas encore packagé pour s'abonner directement depuis ce site. Nous étudierons ensemble votre projet et vous ferons une proposition.